PAREPARE, PARE POS.FAJAR.CO.ID -- Pengadaan barang perusahaan sekarang ini sudah tidak hanya bisa diakses secara manual saja, tetapi juga secara online. Berikut adalah beberapa manfaat dari sistem atau proses yang melibatkan media digital tersebut.
- Bisa Diakses Melalui Smartphone
Banyak platform pengadaan online yang dapat diakses melalui perangkat seluler seperti smartphone dan tablet. Sehingga, Anda bisa mengatur otomatisasi proses pengadaan hanya dengan menggunakan HP saja.
- Pengaturan dari Jarak Jauh
Dimanapun berada, Anda akan bisa mengakses pelacakan transaksi terpusat, pelaporan yang disederhanakan, dan kepatuhan kontrak membantu mengurangi waktu pengiriman dan mempersingkat siklus pengadaan. Sistem otomatis dan alat pemantauan bawaan mengurangi overhead untuk tim pengadaan, meningkatkan efisiensi proses, mengoptimalkan kinerja, dan mencapai penghematan biaya.
- Mengurangi Beban Perusahaan dengan Banyaknya Karyawan
Karena banyak yang didominasi aplikasi atau platform, maka jumlah karyawan pun bisa ditekan. Ini juga membantu membatasi pengeluaran teknis yang terjadi ketika karyawan mendapatkan produk di luar kontrak.
Misalnya saja ketika melakukan pembelian di luar parameter yang ditetapkan dalam kontrak yang dinegosiasikan dan berlaku.
- Akses Lebih Banyak Pilihan Produk
Perusahaan memiliki akses ke lebih banyak pilihan layanan dan produk untuk memenuhi kebutuhan spesifik dengan pengadaan online. Kemampuan untuk menemukan produk dengan cepat dari pemasok atau vendor pilihan akan membantu mengontrol ukuran dan biaya inventaris.
- Membuat Departemen Pengadaan Lebih Efisien Bekerja
Departemen pengadaan dapat mengalihkan sumber daya ke aktivitas bernilai lebih tinggi, sebab Karena para pegawainya dibebaskan dari tugas berulang, manual, atau yang bisa dicover oleh aplikasi. Contohnya seperti negosiasi kontrak.
- Laporan yang Lebih Terstruktur dan Transparan
Pengadaan online juga meningkatkan visibilitas ke pengeluaran pengadaan perusahaan serta memberikan pelaporan tren dan metrik pengadaan yang lebih baik.
Karena semua informasi terpusat, manajemen perusahaan atau pemangku kepentingan dapat dengan mudah mengakses itu untuk meningkatkan pengambilan keputusan. Sehingga, transparansi dan akuntabilitas proses pun akan meningkat. Ini bisa memungkinkan sistem kontrol yang lebih baik atas fungsi pengadaan.
- Membuat Karyawan Terbiasa Berlatih
Menerapkan aplikasi pengadaan online memiliki tantangan potensial. Terutama seputar pemasangan dan pengintegrasian software dengan sistem back-end perusahaan lainnya.
Melatih karyawan untuk menggunakannya adalah tantangan lain. Tetapi tentu ini tidak jadi masalah setelah para karyawan sudah mampu.
- Aplikasi Serbabisa dan Multiguna
Aplikasi pengadaan online memungkinkan kantor pengadaan untuk mengelola pembelian. Adapun hal-hal yang dapat dilakukan aplikasi serbaguna tersebut misalnya mencari melalui katalog online.
Selain itu, aplikasi juga bisa membantu memilih item yang diinginkan yang sesuai dengan parameter organisasi untuk biaya, kualitas dan pemasok. Serta mengajukan permintaan dan melacak status pengiriman.
Pengadaan online bermanfaat untuk manajemen rantai pasokan, terutama untuk pengadaan bahan tidak langsung. Yaitu produk apa pun yang tidak terlibat langsung dalam menghasilkan final product yang dijual oleh organisasi.
Sebagai contoh produk yang dimaksud yaitu perlengkapan kebersihan, perlengkapan kantor, dan barang-barang berbiaya lebih rendah lainnya.
Dari banyak sekali manfaat pengadaan barang perusahaan yang dapat diakses secara online berbasis aplikasi dan platform di atas, apakah Anda menjadi tertarik untuk menggunakannya? Semakin modern era digital saat ini, akan lebih baik jika Anda menggunakan perangkat digital yang terintegrasi agar lebih maksimal dalam mengatur pengadaan barang perusahaan agar tak ketinggalan dengan kompetitor yang juga semakin maju.(*)
